РАСПОРЯЖЕНИЕ от 09.12.2024 № 37 "Об утверждении Положения об архиве администрации Переваленского сельского Поселения Подгоренского Муниципального района Воронежской области"

  АДМИНИСТРАЦИЯ 

ПЕРЕВАЛЕНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ                                                               ПОДГОРЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 09 декабря 2024 года №37         

п.Пробуждение

Об утверждении Положения

об архиве администрации

Переваленского сельского

Поселения Подгоренского

Муниципального района

Воронежской области

В   соответствии   с   частью   2   статьи   13   Федерального   закона   от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,  приказом  Федерального  архивного  агентства  от  11  апреля 2018 года № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (в ред. от 10.11.2023 № 121), распоряжением администрации Подгоренского муниципального района Воронежской области от 25 мая 2007 года № 43-р «О передаче документов на хранение»:

1. Утвердить Положение об архиве администрации Переваленского сельского поселения Подгоренского муниципального района Воронежской области согласно приложению к настоящему постановлению.

            2.  Назначить ведущего специалиста администрации – Рубанову Елену Александровну ответственным за функции архива администрации Переваленского сельского поселения Подгоренского муниципального района Воронежской области.

          3. Распоряжение администрации Переваленского сельского поселения Подгоренского муниципального района Воронежской области от 14 ноября 2023 года №29 «О назначении ответственного за выдачу архивных документов» считать утратившим силу.

           4. Контроль  за  исполнением  настоящего  распоряжения  оставляю за собой.    

Глава Переваленского

сельского поселения                                                                          Г.А. Кулёмин

Приложение                                

к распоряжению администрации

Переваленского сельского поселения Подгоренского муниципального

района Воронежской области

от 09 декабря 2024 года № 37

Положение об архиве

Администрации Переваленского сельского поселения

Подгоренского муниципального района Воронежской области

I. Общие положения

1. Положение об архиве Администрации Переваленского сельского поселения Подгоренского муниципального района Воронежской области (далее – Положение) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 № 42.
2. Положение распространяется на архив Администрации Переваленского сельского поселения (далее - Архив Администрации), выступающей источником комплектования архива МКУ «Управление делами» Подгоренского муниципального района Воронежской области (далее – архив МКУ).
3. Архив Администрации осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации Переваленского сельского поселения Подгоренского муниципального района Воронежской области (далее - Администрация), а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архив МКУ, источником комплектования которого выступает Администрация.

         Функции Архива администрации  осуществляет ответственное лицо, которое назначается распоряжением администрации Переваленского сельского поселения.

4. Администрация разрабатывает положение об Архиве Администрации.

Положение об Архиве Администрации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве Администрации.

Администрация, выступающая источником комплектования архива МКУ, согласовывает положение об архиве Администрации с экспертно-проверочной комиссией управления делами Воронежской области (далее - ЭПК управления делами Воронежской области).

После согласования положение об Архиве Администрации утверждается распоряжением Администрации.

5.  Архив Администрации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Воронежской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами Администрации. 

II. Состав документов Архива

Администрации Переваленского сельского поселения

6.      Архив Администрации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников, в том числе Переваленской школы № 1, Переваленской школы № 2, начальной школы х. Окраюшкин, Переваленского детского сада, библиотеки п. Пробуждение, библиотеки с. Перевальное, Пробужденовского сельского Дома культуры, Переваленского сельского Дома культуры, клуба х. Окраюшкин,  ФАПа п. Пробуждение, медпункта х. Окраюшкин, Переваленского ФАП, а также ликвидированных организаций не имеющих правоприемников, ранее находившихся на подведомственной территории сельского поселения – совхоза «Пробуждение», ТОО «Пробуждение», СХА (колхоза) «Пробуждение»;

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива Администрации. 

III. Задачи Архива

Администрации Переваленского сельского поселения

7.      К задачам Архива Администрации относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

7.2. Комплектование Архива Администрации документами, образовавшимися в деятельности Администрации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив МКУ.

7.6. Контроль за формированием и оформлением дел и своевременная передача их в Архив Администрации.

IV. Функции Архива

Администрации Переваленского сельского поселения

8.    Архив Администрации осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

8.3. Представляет в архив МКУ учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Администрации.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации проекты описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны.

б) на утверждение ЭПК управления делами Воронежской области проекты описей дел, документов (годовые разделы), проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации, акты о не обнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны;

в) на утверждение главе Администрации документы, указанные в подпункте «б» настоящего пункта, после их утверждения ЭПК управления делами Воронежской области.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив МКУ.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

8.9. Организует информирование руководства и работников Администрации о составе и содержании документов Архива Администрации.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов Архива Администрации.

8.14. Участвует в разработке документов Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.15. Оказывает методическую помощь работникам Администрации:

а) в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) в подготовке документов к передаче в Архив Администрации.

V. Права Архива

Администрации Переваленского сельского поселения

9.      Архив Администрации имеет право:

а) представлять руководству Администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Администрации;

б) запрашивать у работников Администрации сведения, необходимые для работы Архива Администрации;

в) давать рекомендации работникам Администрации по вопросам, относящимся к компетенции Архива Администрации;

г) информировать работников Администрации о необходимости передачи документов в Архив Администрации;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК управления делами Воронежской области.